Jesteśmy tutaj

Kontakt z nami

22-500 Hrubieszów, ul. Rynek 36

 

adwokat Magdalena Kusik–Balicka

             +48 502782942

            adwokat@magdalenakusik.pl

 

radca prawny Małgorzata Dąbek     

                 +48605085714

                  m.dabek.kancelaria@gmail.com

             

Strona główna | O nas | Publikacje | Usługi | Kontakt 

copyright by Magdalena  Kusik-Balicka ©  2017

Kancelarie

Adwokatów i Radców Prawnych 

DĄBEK & KUSIK    

obsługa prawna firm i osób fizycznych

Lublin  Hrubieszów  Zamość  Chełm Warszawa

obsługa prawna firm

Elektroniczne akta osobowe i krótszy termin przechowywania dokumentacji pracowniczej - zmiany od stycznia 2019 roku

 

Wśród wielu zapowiadanych i planowanych zmian prawa pracy na uwagę zasługują zakładane od dnia 01  stycznia 2019 roku zmiany związane z dokumentacją pracowniczą.

 

    Przypomnieć wypada, iż zgodnie z przepisami prawa pracy każdy pracodawca  ma obowiązek  prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników ( art. 94 pkt 9a kodeksu pracy ) oraz przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem ( art. 94 pkt 9b kodeksu pracy). Szczegółowe zasady w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku.

Akta elektroniczne

        Zgodnie z nowymi założeniami zamiast dokumentacji w formie papierowej pracodawca będzie mógł prowadzić akta pracownicze w postaci elektronicznej, czyli  w formie dokumentów wygenerowanych elektronicznie albo będących skanami podpisanymi podpisami elektronicznymi. Dokumenty elektroniczne ( e-akta ) to niewątpliwie oszczędność pieniędzy przedsiębiorców, ale również istotny wkład polskich firm w ochronę środowiska naturalnego.

Krótszy okres archiwizacji.

       Nowe przepisy zakładają również skrócony do 10 lat okres przechowywania przez pracodawcę dokumentów pracowniczych ( aktualnie jest to okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy-płatnika składek). Dane istotne dla pracowników ( ubezpieczonych ), a związane z ich uprawnianiami z zakresu zabezpieczeń społecznych będą przekazywane przez pracodawcę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w postaci elektronicznej, w formie comiesięcznych raportów zawierających informacje konieczne  do ustalenia wysokości emerytury lub renty. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłych pracodawców zaświadczeń i dokumentów. Z pewnością wpłynie to na przyspieszenie postępowań administracyjnych i sądowych.

      Ważna jest data rozpoczęcia stosunku pracy, bowiem to ona zadecyduje o okresie archiwizacji oraz ewentualnych obowiązkach pracodawcy. W przypadku pracowników zatrudnianych od dnia 1 stycznia 2019 roku, ich dokumentacja będzie przechowywana 10 lat, a pracodawcy będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne ubezpieczonych ( pracowników i zleceniobiorców).  Informacje będą gromadzone w ZUS.  Co do pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 1999 roku do dnia 31 grudnia 2018 roku również będzie możliwe przechowywanie ich dokumentacji krócej, z tym że pracodawca musi złożyć do ZUS raport informacyjny, w którym zawarte będą dane konieczne do wyliczenia emerytury lub renty pracownika. Jeżeli pracodawca zaniecha przekazania takich raportów, będzie musiał przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Jeżeli chodzi o pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 roku ich dokumenty muszą być przechowywane przez 50 lat bez możliwości skrócenia tego czasu.

 

adwokat Magdalena Kusik-Balicka

 

prawnik Hrubieszów , obsługa prawna firm Hrubieszów
11 listopada 2018

Publikacje

KANCELARIE

Adwokatów i Radców Prawnych          

DĄBEK & KUSIK                      

obsługa prawna firm i osób fizycznych

Lublin  Hrubieszów  Zamość  Chełm Warszawa