Elektroniczne akta osobowe i krótszy termin przechowywania dokumentacji pracowniczej - zmiany od stycznia 2019 roku

Kancelarie

Adwokatów i Radców Prawnych

DĄBEK & KUSIK

obsługa prawna firm i osób fizycznych

Lublin Hrubieszów Zamość Chełm Warszawa

Strona główna | O nas | Publikacje | Usługi | Kontakt

22-500 Hrubieszów, ul. Rynek 36

adwokatka Magdalena Kusik–Balicka

+48 502782942

adwokat@magdalenakusik.pl

radczyni prawna Małgorzata Dąbek

+48605085714

m.dabek.kancelaria@gmail.com

Kontakt z nami

Jesteśmy tutaj

Wśród wielu zapowiadanych i planowanych zmian prawa pracy na uwagę zasługują zakładane od dnia 01 stycznia 2019 roku zmiany związane z dokumentacją pracowniczą.

Przypomnieć wypada, iż zgodnie z przepisami prawa pracy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników ( art. 94 pkt 9a kodeksu pracy ) oraz przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem ( art. 94 pkt 9b kodeksu pracy). Szczegółowe zasady w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku.

Akta elektroniczne

Zgodnie z nowymi założeniami zamiast dokumentacji w formie papierowej pracodawca będzie mógł prowadzić akta pracownicze w postaci elektronicznej, czyli w formie dokumentów wygenerowanych elektronicznie albo będących skanami podpisanymi podpisami elektronicznymi. Dokumenty elektroniczne ( e-akta ) to niewątpliwie oszczędność pieniędzy przedsiębiorców, ale również istotny wkład polskich firm w ochronę środowiska naturalnego.

Krótszy okres archiwizacji.

Nowe przepisy zakładają również skrócony do 10 lat okres przechowywania przez pracodawcę dokumentów pracowniczych ( aktualnie jest to okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy-płatnika składek). Dane istotne dla pracowników ( ubezpieczonych ), a związane z ich uprawnianiami z zakresu zabezpieczeń społecznych będą przekazywane przez pracodawcę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w postaci elektronicznej, w formie comiesięcznych raportów zawierających informacje konieczne do ustalenia wysokości emerytury lub renty. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłych pracodawców zaświadczeń i dokumentów. Z pewnością wpłynie to na przyspieszenie postępowań administracyjnych i sądowych.

Ważna jest data rozpoczęcia stosunku pracy, bowiem to ona zadecyduje o okresie archiwizacji oraz ewentualnych obowiązkach pracodawcy. W przypadku pracowników zatrudnianych od dnia 1 stycznia 2019 roku, ich dokumentacja będzie przechowywana 10 lat, a pracodawcy będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne ubezpieczonych ( pracowników i zleceniobiorców). Informacje będą gromadzone w ZUS. Co do pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 1999 roku do dnia 31 grudnia 2018 roku również będzie możliwe przechowywanie ich dokumentacji krócej, z tym że pracodawca musi złożyć do ZUS raport informacyjny, w którym zawarte będą dane konieczne do wyliczenia emerytury lub renty pracownika. Jeżeli pracodawca zaniecha przekazania takich raportów, będzie musiał przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Jeżeli chodzi o pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 roku ich dokumenty muszą być przechowywane przez 50 lat bez możliwości skrócenia tego czasu.

Podobne publikacje:

adwokat Magdalena Kusik-Balicka

Kancelarie Adwokatów i Radców Prawnych DĄBEK & KUSIK

22-500 Hrubieszów, ul. Rynek 36

www.dabekkusik.pl

obsługa prawna firm i samorządów: Lublin, Hrubieszów, Zamość, Chełm, Warszawa