Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych 

DĄBEK&KUSIK

      Kancelarie

        Adwokatów i Radców Prawnych 

          DĄBEK & KUSIK    

               obsługa prawna firm i osób fizycznych

                  Lublin  Hrubieszów  Zamość  Chełm Warszawa

Strona główna | O nas | Publikacje | Usługi | Kontakt 

copyright by Magdalena  Kusik-Balicka ©  2017

22-500 Hrubieszów, ul. Rynek 36

adwokatka Magdalena Kusik–Balicka

             +48 502782942

            adwokat@magdalenakusik.pl

radczyni prawna Małgorzata Dąbek     

                 +48605085714

                  m.dabek.kancelaria@gmail.com

Kontakt z nami

Jesteśmy tutaj

Coraz większego znaczenia nabiera idea pracy zdalnej, jako wyraz dążenia do zbalansowania życia zawodowego i prywatnego.

W pandemii, pracodawcy z konieczności, tworzyli zasady pracy poza miejscem jej zwykłego wykonywania, z uwagi na częściową tylko regulację w kodeksie pracy. Poczynając od kwietnia 2023r. praca zdalna znalazła miejsce w zasadach polskiego prawa pracy.

Pracodawca i pracownik maja szczegółowo określone w przepisach obowiązki, o których więcej przeczytasz w  publikacji adwokatki Magdaleny Kusik-Balickiej pt:  Prawo pracy: zmiany w kodeksie pracy w 2023 roku - Praca zdalna.

W niniejszym artykule chcę zasygnalizować obowiązki pracodawcy polegające na:  

1. zapewnieniu pracownikowi materiałów i narzędzi, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz ich naprawy i konserwacji oraz

2. pokryciu kosztów:

• energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

• innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, określonych w: porozumieniach, regulaminie, poleceniu wykonywania pracy zdalnej,

• niezbędnych, związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także

• wypłaceniu pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za używany przez pracownik do pracy własny sprzęt np. komputer, telefon.

Pracodawca, w miejsce ekwiwalentu czy też pokrycia kosztów, może wypłacać pracownikom ryczałt. Wysokość tego ryczałtu, zgodnie z zasadą wyrażoną w art.  67 (24)  § 4 kp,  odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Dalej przepisy podają, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Równocześnie nie ma wskazanych wartości granicznych związanych z wypłatą świadczeń. Wskazać w tym miejscu należy, że pomocne byłoby ustalenie przez ustawodawcę dolnej i górnej wysokości świadczeń poprzez odniesienie się np. do minimalnego wynagrodzenia za pracę.   

Przepisy te, podobnie, jak obowiązujące już zasady związane z ekwiwalentem za odzież ochronną i ekwiwalentem za jej pranie mogą być powodem nie tylko kontrowersji, czy sporów między pracownikiem a pracodawcą, ale również negatywnych konsekwencji dla pracodawcy.

Żeby to wyjaśnić należy przywołać art. 67(25)  kp  zgodnie, którym zwrot kosztów, ekwiwalenty czy ryczałty wypłacane pracownikom w związku z pracą zdalną  nie stanowią przychodu ze stosunku pracy i nie podlegają podatkowi od osób fizycznych. W konsekwencji tego świadczenia te nie są również obciążone składkami na ZUS. Jest to oczywiście sytuacja korzystana dla pracowników, ponieważ pracodawca przekazuje mu wyższą kwotę.  Przedsiębiorcy, jednak powinni mieć na uwadze to, że zarówno „skarbówka”, jak i Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo przeprowadzić kontrolę wysokości i prawidłowości realizowanych płatności publicznoprawnych a pracodawca będzie musiał wyjaśnić z jakich względów i na jakiej podstawie ustalona została wartość ryczałtu i ekwiwalentu. 

 W trakcie kontroli organy administracyjne mogą ustalić, że stosowane przez pracodawcę ryczałty czy ekwiwalenty są zawyżone, biorąc pod uwagę faktyczne koszty pracy zdalnej. W praktyce będzie to oznaczało, że pracodawca zobowiązany będzie do korekty i dopłaty podatku dochodowego oraz składek ZUS, często nawet za 5 lat wstecz. Przy wysokim poziomie zatrudnienia może to być bardzo wysoka kwota. Dodać również należy, że nie byłaby to sytuacja bez precedensu, bowiem podobnie działo się i nadal dzieje w sprawach ekwiwalentów za odzież i pranie. Zasada rozliczeń podatkowych i ZUS jest podobna, jak przy rekompensatach za pracę zdalną. Praktyka naszej kancelarii związana z obsługą prawną firm wskazuje, że pracodawca stosując jakiekolwiek przepisy pozwalające na wypłaty na rzecz pracowników świadczeń bez odliczania podatków i bez obciążeń składek ZUS musi wszystko skrupulatnie kalkulować, ponieważ to przedsiębiorca będzie miał obowiązek wyjaśnienia dlaczego ryczałt ustalony był na określonym poziomie.  

Aktualnie obowiązująca podatkowa wykładnia tych przepisów, wyrażona min. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej nr 0114- KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN zdaje się podchodzić w sposób niebiurokratyczny. Zgodnie z oceną Dyrektora KAS pracownicy nie muszą być zobowiązywani do przedstawiania faktur obrazujących faktyczne zużycia i koszty energii czy Internetu.  Dodatkowo pracodawca może ustalić ryczałt w wysokości takiej samej dla wszystkich pracowników pracujących zdalnie.  Nie oznacza to jednak pełnej dowolności.

Mając na uwadze powyższe, rekomenduje się pracodawcom, przy określaniu poziomu ryczałtów i ekwiwalentów przy pracy zdalnej wzięcie pod uwagę: „normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”.

Pracodawca powinien także ustalić szczegółowe zasady przyznawania ryczałtów w: regulaminie pracy, regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu albo poleceniu pracy zdalnej.

Z uwagi na zbliżony charakter ryczałtów i ekwiwalentów przy pracy zdalnej  oraz ekwiwalentu za odzież i jej pranie warto sięgać do praktyki pracodawców i orzecznictwa sądów pracy i ubezpieczeń społecznych przyjmowanej w tym ostatnim przypadku. Może to dla wielu pracodawców być niemiłym zaskoczeniem w jaki sposób przepisy są interpretowane. 

POTRZEBUJESZ POMOCY albo informacji w sprawach: pracowniczy, gospodarczych i handlowych, bieżącej działalności firmy, stałej obsługi firmy, wpisów do KRS  zadzwoń: +48 605085714,  +48 502782942 albo wyślij nam maila: dabekkusik@gmail.com

Podobne publikacje: 

• Prawo pracy: zmiany w kodeksie pracy w 2023 roku - Praca zdalna.

• Wszczęcie kontroli podatkowej-co przedsiębiorca wiedzieć powinien część 1. 

• Zakończenie umowy o pracę z kobietą w ciąży (w czasie urlopu macierzyńskiego).

• Poradnik pracodawcy czyli nowe akt osobowe pracowników ,

• Ubezpieczenia społeczne osób współpracujących przy prowadzeniu działalności gospodarczej. 

• Odprawa emerytalna kiedy pracodawca ma obowiązek wypłacić ? ,

• Wypadek przy pracy, jak sprostować protokół?

• Pracodawcy i pracownicy, a pandemia koronowirusa ( SARS-CoV-2). 

• ZUS kontra przedsiębiorca czy warto sądzić się o zasiłki?

•  ZUS zadzwoni do chorego czyli nowe zasady kontroli zwolnień lekarskich.

• Działalność zarobkowa bez rejestracji działalność gospodarczej a obowiązki w zakresie składek ZUS.

• Staż pracy, a praca w gospodarstwie rolnym-wybrane przypadki.

• Próby wyłudzenia opłat za wpis nowopowstałych firm, jak działają oszuści.

• Współwłasność, a umorzenie podatku od nieruchomości.

adwokatka Magdalena Kusik-Balicka